Di era
teknologi dan informasi saat ini, kebutuhan akan data secara online merupakan
suatu keharusan yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi, baik di lingkungan
pemerintahan maupun swasta. Apalagi pengelolaan data kepegawaian (personalia/SDM)
mempunyai peran yang sangat penting dalam menghasilkan informasi yang
diperlukan untuk proses administrasi kepegawaian sebagai bahan pertimbangan
dalam merumuskan kebijakan manajemen dalam penyusunan formasi
kepegawaian/pengangkatan pegawai baru serta rencana promosi jabatan. Kementerian
Agama, pada saat ini sedang menciptakan sistem pengelolaan data kepegawaian
tersebut sebagai upaya meningkatkan mutu pelayanan secara cepat di bidang
kepegawaian dan dalam rangka menyongsong program reformasi birokrasi.
Dalam
pengelolaan data kepegawaian, permasalahan yang sering timbul adalah mengenai
kebenaran dan keakuratan data. Data kepegawaian yang tidak benar/tidak akurat
dapat merugikan pegawai dan menghasilkan informasi yang menyesatkan. Pengelolaan
data dalam bentuk peremajaan data secara konsisten diperlukan dalam melakukan
perawatan database pegawai sehingga dapat dipergunakan secara benar dan tepat
sasaran. Oleh karena itu, pengelolaan data kepegawaian ini memerlukan dukungan,
baik dalam bentuk sarana maupun prasarana yang memadai, sehingga permasalahan
yang sering timbul dalam pengelolaan data kepegawaian dapat diatasi.
Pengelolaan
data kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama yang diakui selama ini adalah
Sistem Informasi dan Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), berdasarkan Keputusan
Menteri Agama Nomor 503 Tahun 2003 tentang Penetapan Sistem informasi dan
Manajemen Kepegawaian sebagai Sistem Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian
di Lingkungan Departemen Agama. SIMPEG adalah Sistem Informasi Kepegawaian
berbasis Web yang dipergunakan untuk mendukung pendataan kepegawaian khususnya
di lingkungan Kementerian Agama. SIMPEG merupakan sistem pengelolaan data dan
informasi kepegawaian dan manajemen kepegawaian yang dapat di akses langsung
secara Online dan dipergunakan sebagai bahan penunjang dalam pengambilan
keputusan oleh stake-holder terkait.
SIMPEG Kantor
Kementerian Agama Kota Bogor telah beroperasi sejak Tahun 2009 setelah diadakan
Sosialisasi Webbase SIMPEG pada tanggal 23 sampai dengan 25 April 2009 yang
diselenggarakan oleh Bagian Data dan Informasi Kepegawaian pada Biro
Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Agama. Pada waktu itu pengelolaan
SIMPEG tidak dapat berjalan secara maksimal karena terdapat kendala dalam
fasilitas sarana pengolahan data, baik di tingkat pusat (sebagai server) maupun
di tingkat daerah. Pengolahan data SIMPEG masih berjalan sangat lambat sehingga
sangat menyulitkan, baik dalam mengakses maupun mengolah data.
Pada tahun 2012 ini, Kementerian Agama telah melakukan
penyempurnaan SIMPEG dengan nama SIMPEG 4.0 yang dibangun berdasarkan perpaduan
dokumen DRH BKN (format Daftar Riwayat Hidup) dan Curriculum Vitae Perguruan
Tinggi. Oleh karena itu, kegiatan Pembinaan dan Implementasi SIMPEG 4.0 di
lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Bogor yang dilaksanakan oleh Bagian
Data pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Agama dalam rangka
memperkenalkan aplikasi SIMPEG terbaru sebagai penyempurnaan dari aplikasi
SIMPEG sebelumnya.
By. Gusdur / Teguh